Automatización para Autónomos y pequeñas empresas

¿Merece la pena invertir en automatizar mi empresa? ¿De qué me sirve si puedo hacerlo sin necesidad de gastar dinero y, hasta ahora, me ha ido bien?

Estás son algunas de las preguntas que más nos hacen nuestros clientes cuando les ofrecemos alguna automatización o software desarrollado especialmente para ellos. Y por nuestra experiencia la respuesta está más que clara.

Es cierto que automatizar procesos o plantearse la inversión en un software que se adapte a ti no es una tarea sencilla y muchas veces tampoco es barata. Hay que valorar muchas variables y no es una decisión que se pueda tomar a la ligera, pero definitivamente sea en mayor o menor escala, esto es algo que siempre va a traer beneficios a vuestra empresa.

Cada empresa es un mundo y aunque empresas del mismo sector suelen tener procesos iguales o muy similares, también es habitual encontrarnos pequeñas variaciones en esos procesos que son característicos de cada una y dónde se encuentra esa opción de realizar el mismo trabajo más personalizado y eficiente. ¿Cuántas veces hemos comprado un software que es específico de nuestra actividad y que tiene un sin fin de funcionalidades, pero resulta que no se adapta a nuestra forma de trabajar y que al final lo utilizamos para lo más básico? 

Con esto no queremos decir que estos programas especializados en un sector no sean válidos, todo lo contrario, muchas veces es la mejor opción y la más económica para empezar. Pero otras veces, si echamos cuentas, nos encontramos en situaciones en las que tenemos un programa que hemos adquirido en x dinero o por el que pagamos una mensualidad y en el que vamos invirtiendo dinero cada x tiempo para poder personalizarlo a nuestro gusto. Al final nos damos cuenta de que hemos invertido mucho dinero en ese programa incluso más que si hubiéramos desarrollado uno propio desde el principio.

Pero… ¿es tan caro automatizar? Yo que soy un pequeño autónomo o empresa, ¿me interesa?, te preguntarás.

Volviendo a estas cuestiones, automatizar algún proceso no tiene por qué ser algo caro, y para los autónomos o pequeñas empresas es algo más que indispensable para ser lo más eficiente posible y rentabilizar nuestro trabajo al máximo., sobre todo si lo planteas como una inversión y no como un gasto.

A continuación vamos a poner de ejemplo a 2 casos que nos hemos encontrado y que refuerzan nuestra teorías de que automatizar sí es rentable.

Ejemplo 1 – software especializado para autónomo.

Antonio es un autónomo del sector de la construcción. Antonio tiene 2 empleados y los 3 trabajan a pie de obra. Cuantas más obras realizan, más ingresa Antonio y más beneficio tiene. Pero Antonio también tiene que realizar tareas administrativas y comerciales. Hacer presupuestos, facturas, ingresos, gastos….

Antonio tenía un programa en su pc en el que hacía todas estas gestiones y tenia 2 opciones: o quitarse antes de trabajar para realizar todo ese trabajo o dejarlo para después de una dura jornada y llevárselo a casa. Antonio decidió invertir en un software para gestionar su empresa de la forma que él quiere. Ahora Antonio puede realizar presupuestos y facturas de una forma mucho más eficiente y, lo más importante, desde cualquier dispositivo con conexión a internet. 

Puede estar a pie de obra y enviar un presupuesto a un cliente sin moverse del sitio, puede controlar sus gastos e ingresos, puede generar documentación automática de forma rápida y eficaz, controlar deuda y, sobre todo, tener datos e información objetivos sobre si su trabajo está siendo rentable o no.

Ahora, Antonio dedica menos tiempo a estas tareas administrativas y de gestión, puede realizarlas desde cualquier lugar y de la forma que el necesita y, por consiguiente, puede ser más productivo en lo que realmente le da el beneficio, que es estar en la obra.

Presupuesto de Antonio 1000€. Retorno de la inversión: 8 meses.

Ejemplo 2 – pequeña automatización

Nos contactó una academia online que se dedica al apoyo a alumnos en sus asignaturas. Toda su actividad es online y reciben una gran cantidad de solicitudes de presupuestos que hay que gestionar. Actualmente, tienen a una persona dedicada todo el día a esta tarea. Cuando un alumno solicita un presupuesto por la web, lo reciben al mail de la empresa. Una vez se recibe el mail, se tiene que leer y trasladar la información al software de gestión donde se registra lo que el alumno quiere y se lleva un control del mismo. Esta simple tarea de leer el mail y trasladarlo al software de gestión es algo aparentemente sin importancia en el que está persona tardaba unos 5 minutos de media, aproximadamente en realizar. Aparentemente, podemos pensar que no es demasiado tiempo, pero si calculamos que podemos recibir una media de 15 solicitudes diarias obtenemos que esta persona está dedicando aproximadamente 1 horas y 15 minutos diarios a esta tarea. Al final de un mes son 25 horas un tiempo nada despreciable. 

La academia decidió invertir 350€ en automatizar este proceso con el ahorro de tiempo que esto ha tenido. Actualmente, la academia atiende más cantidad de solicitudes mucho más rápido y con el ahorro de tiempo obtenido ha mejorado considerablemente en la atención a incidencias internas. Por lo tanto, con la automatización han conseguido mejorar su servicio tanto a nuevos como actuales clientes.

¿Es caro automatizar?¿Merece la pena?

Cada uno tendrá su propia opinión y ninguna de ella despreciable pero si nos preguntáis a nosotros, ya sabéis nuestra respuesta a esta pregunta.