5 Pasos para elegir un CRM para PYMES

¿Conoces ya el funcionamiento y las ventajas que te ofrece un CRM o por el momento sigues anotando todo en Excel y realizando facturas a mano?

En este artículo te vamos a explicar cómo ayudan los CRM a las pymes, y qué se debería tener en cuenta a la hora de elegir un sistema CRM.

Si no lo conocías un CRM es un programa que gestiona las relaciones con los clientes. Con el vertiginoso crecimiento de la era digital la comunicación y el contacto con el cliente es cada vez más exigente.

Los usuarios exigen cada vez más interacciones personalizadas y fluidas. Esto puede marcar el éxito de un negocio.

Así pues, un programa que te ayude a organizar tu negocio y te permita ofrecerle al cliente un rápido feed-back te será de gran utilidad.

Si además se trata de un CRM personalizado a las necesidades de tu negocio te permitirá aún más ahorrar tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

¿Cuáles son las ventajas de un CRM?

Tiene múltiples beneficios pero todos ellos se podrían resumir en ahorro de tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

Si además decides invertir en un CRM personalizado a las necesidades de tu negocio todo te resultará incluso más sencillo.

  1. Reducción del tiempo que lleva la recopilación manual de datos mediante la automatización.
  2. Acceso fácil y rápido a información actualizada.
  3. Mejora de comunicación dentro de la empresa.
  4. Almacenamiento de información de cada cliente.
  5. Centralización de informes de marketing, ventas, fidelización, etc.
  6. Capacidad de integración con otros sistemas de automatización como marketing, contabilidad o bases de datos.
  7. Al automatizar procesos podrás dedicar mayor tiempo en el servicio al cliente.
  8. Control, medición y análisis de resultados.
  9. Operaciones comerciales más fluidas
  10.  Logra pronósticos de venta y facilita la toma de decisiones.

¿Te preguntas cómo es que no lo habías conseguido antes?

Bien, ahora sólo queda pensar en ¿cómo sé el CRM que necesito?

Para ello te proponemos analizar estos 5 pasos que sin duda te orientarán a encontrar un CRM acorde a tu negocio.

Paso 1. ¿Qué problemas debe resolver tu sistema CRM?

¿Qué deseas mejorar de tu empresa, qué procesos te gustaría acelerar o qué errores de los empleados eliminar? Es importante saber esto desde el principio para determinar que funciones debe tener un sistema CRM.

Por ejemplo, ves que tú mismo o el departamento de ventas emplea mucho tiempo redactando contratos y cartas e incluso pueden cometer errores en ellos. Como consecuencia en lugar de pasar tiempo comunicándote con el cliente pierdes tiempo solucionando problemas.
En este caso deberás buscar un sistema CRM que te permita automatizar el trabajo con documentos: plantillas de documentos y cartas con la información de la empresa incluida, coste de los productos, integración de correo electrónico para enviar automáticamente un email a un cliente, etc.

Paso 2: ¿Qué tipos de CRM hay y cuál es el más apropiado para mi negocio?

Existen dos tipos de almacenamiento de datos, en la nube o en el escritorio.

Box CRM (de escritorio): instalado en el servidor interno de la empresa. Requiere hardware adicional, así como personal técnico que mantendrá el sistema, instalará actualizaciones, solucionará problemas, etc. Puede capacitar a alguien de su personal de TI para abrir una celda adicional o llamar constantemente a los desarrolladores.En ese caso pagas por la compra de dicho programa una vez.

Cloud CRM (la Nube):  toda la información se almacena en el servidor del desarrollador, puede trabajar a través de un navegador. Esto es ideal para pequeñas y medianas empresas, porque no requiere el gasto de equipos adicionales y personal técnico. El desarrollador mismo mantiene el sistema y todas las actualizaciones aparecen en el sistema automáticamente. En este caso pagas mensualmente el acceso al sistema.

En los últimos años, los sistemas en la nube se han adelantado en popularidad a los de escritorio. Sin duda tienen más ventajas que el método tradicional al permitir la accesibilidad desde cualquier lugar, mejor seguridad, etc.

Paso 3. ¿Qué debe incluir el sistema CRM?

Una vez has analizado los tipos de problemas que quieres solucionar con el sistema CRM y conociendo ya los tipos que hay estas son algunas de las funcionalidades que te proponemos para empezar:

  • Diseño funcional pensado específicamente para pymes.
  • Facturación automática o simplificada.
  • Automatización de procesos e integración de correo electrónico.
  • Configuración de calendario, alarmas, citas y reservas online.
  • Gestión de bases de datos, contactos, clientes potenciales, oportunidades y presupuestos.
  • Obtención de informes, estadísticas clave y paneles a partir de sus datos.
  • Funciones de colaboración y gestión de equipos.
  • CRM social para gestionar las plataformas de redes sociales.

Paso 4. Escoge un CRM que te permita realizar pruebas gratuitas.

Es importante que a la hora de elegir un CRM estés seguro de que va a ser el ideal para ti. Por ello es importante que aproveches el periodo de prueba gratuito que muchos desarrolladores ofrecen de 7 a 15 días.

En FidiasPro queremos que estés completamente seguro y satisfecho, por eso ofrecemos 15 días de prueba. ¿Pero además sabes qué? Si ves que este periodo se te ha quedado un poco corto puedes contactar con nosotros sin problema y lo extenderemos unos días más para que te asegures que has podido probar todas las funcionalidades.

Motiva también a tu equipo de trabajo para que aprendan a manejar el programa CRM. Así podrán proponer mejoras o nuevas funcionalidades que les ayuden a facilitarles su labor.

Paso 5. Ya tengo mi prueba, ahora ¿en qué debo fijarme para elegir?

¿Ha resuelto el manejo del CRM los problemas que se planteaban en el paso 1? ¿Crees que necesita nuevas funcionalidades para simplificar tu trabajo y el de tus empleados?

Dale feed-back a tu empresa de desarrollo de software y analiza los siguientes puntos:

Funcionalidad. Asegúrate de que el sistema tenga las características que seleccionaste en el primer paso.

  • Simplicidad y comodidad de la interfaz. A menudo, las implementaciones fallan debido al hecho de que los empleados se sienten incómodos trabajando en el sistema elegido. Verifica que realmente este es el programa más conveniente: intenta hacer un nuevo contacto, abrir una aplicación y hacer un trato, establezcer una tarea para el gerente, etc. Si el programa tiene una interfaz fácil de usar, cualquiera la podrá dominar en un par de días.
  • Flexibilidad de ajustes. Investiga si puedes crear parámetros nuevos por tu cuenta, campos personalizados, eliminar funciones innecesarias, configurar scripts automáticos, etc. Cuanta más libertad en la configuración, con mayor precisión podrá personalizar el programa para su negocio.
  • Posibilidades de integración. ¿Es posible conectar telefonía y correo a CRM? ¿Es posible integrar con una página de destino, servicios de correo SMS, redes sociales y mensajería instantánea? Tal vez necesites alguna de estas funciones o con otro servicio de terceros.
  • Informes y estadísticas. Asegúrate de que el CRM elegido tenga informes sobre todas las métricas que necesitas rastrear para el análisis de ventas y el seguimiento de los empleados. ¿Se pueden agrupar los datos según diferentes parámetros, detallados en el contexto que necesitas?

Adición de funcionalidad. Verifica si puedes tener funciones personalizadas o integraciones con servicios que no están en la lista de integraciones básicas. Esto es importante para comprender si el sistema elegido puede «crecer» con su empresa. 

  • Configuración de derechos de acceso. Algunos datos deben mantenerse fuera del alcance de los empleados ordinarios. Esto se implementa mediante la configuración de derechos de acceso: por ejemplo, los gerentes solo pueden ver los contactos de sus clientes y no pueden eliminar datos de las ofertas. Descubra qué opciones y conjuntos de derechos de acceso se pueden configurar en el programa.
  • Apoyo técnico. Especificar cómo y por qué canales se lleva a cabo, si es necesario pagar extra por ello. Escribe al soporte técnico y comprueba lo rápido que te responden. Es mejor cuando el soporte técnico responde al instante en un chat en línea. La falta de soporte técnico operativo puede ralentizar significativamente el proceso de dominio del sistema, ya que en las primeras etapas a menudo pedirás ayuda.

Esperamos haberte ayudado a ver todas sus ventajas, sin duda en poco tiempo tu empresa crecerá gracias a la ayuda de un sistema de gestión CRM.

Recuerda que FidiasPro está a tu disposición para diseñar e implementar el CRM que necesitas y resolverte todas las dudas que te puedan surgir. Contáctanos sin compromiso: info@fidiaspro.com | 722 81 12 81

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